Op 14 maart 2023 is een koninklijk besluit gepubliceerd dat het startschot geeft voor ontwikkeling van een gemeentelijk platform om op elektronische wijze aangifte van geboorte, erkenning en huwelijk te doen. Gemeenten die elektronische aangiften wensen te ontvangen (geen verplichting) zullen gebruik moeten maken van een beveiligd informaticaplatform waarop de burger zich op elektronische en beveiligde wijze kan identificeren. De gemeente is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een dergelijk platform.
Het KB bepaalt de voorwaarden waarbinnen de elektronische aangifte zal kunnen worden gedaan en treedt in werking op 24 maart 2023.
Elektronische geboorteaangifte
Wanneer kan het?
Voor geboorteaangifte zal een elektronische aangifte mogelijk zijn indien:
- het toepasselijk recht voorziet dat een vermoeden van vaderschap of meemoederschap van toepassing is;
- een akte van prenatale erkenning zich in de DABS bevindt of erin zou kunnen worden opgenomen. Ook de prenatale erkenningen die in het buitenland zijn gedaan en die door de ambtenaar van de burgerlijke stand kunnen worden erkend in het kader van de geboorteaangifte, vallen onder het toepassingsgebied;
- enkel de afstamming van moederszijde moet worden vastgesteld. Dit belet niet dat een erkenning in de geboorteakte kan gebeuren. In dat geval zal er tegelijkertijd een aangifte van geboorte en erkenning moeten worden gedaan.
Hoe gebeurt het?
Bij de geboorteaangifte moeten de aangever of aangevers een aantal gegevens elektronisch doorgeven via het platform en in sommige gevallen ook bepaalde documenten. Het platform moet het mogelijk maken om een elektronische versie van die documenten op een beveiligde manier over te zenden. De documenten mogen niet per traditionele e-mail worden overgezonden, aangezien dat systeem niet voldoende beveiligd is. Dat ontheft de aangevers niet van de verplichting om de originele documenten te bezorgen wanneer dat vereist is.
Wat de gegevens betreft, worden de gegevens van de aangever die zich in het Rijksregister bevinden automatisch ter beschikking gesteld aan de ambtenaar van de burgerlijke stand door de identificatie van de aangever. De aangever maakt ook het rijksregisternummer van de andere ouder ten aanzien van wie de afstamming vastgesteld is/zal worden over of, indien deze niet in het Rijksregister is ingeschreven, diens naam, voornamen, geboortedatum en geboorteplaats. Diens gegevens die zich in het Rijksregister bevinden worden eveneens ter beschikking gesteld aan de ambtenaar van de burgerlijke stand.
Deze gegevens worden dus niet manueel ingevoerd waardoor typfouten of andere fouten vermeden kunnen worden. Enkel de gegevens van het kind en de informatie m.b.t. een eventuele prenatale erkenning moeten nog handmatig door de aangever worden ingegeven via het ter beschikking gestelde informaticaplatform.
Elektronische huwelijksaangifte
Wanneer kan het?
De huwelijksaangifte kan worden gedaan op elektronische wijze mits de personen die willen huwen zich op elektronische wijze kunnen identificeren.
Hoe gebeurt het?
Net als bij de elektronische geboorteaangifte worden de gegevens van de aangever uit het Rijksregister automatisch overgemaakt aan de ambtenaar van de burgerlijke stand. De aanvragers geven zelf de huwelijksdatum door en de rijksregisternummers van de getuigen.
De documenten uit artikel 164/2, § 2, § 3, § 6 en § 7, van het oud Burgerlijk Wetboek worden op elektronische wijze voorgelegd via het beveiligd informaticaplatform, waarna vervolgens de originele documenten worden overgezonden aan de bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand.
Wanneer de gevraagde documenten zijn voorgelegd en volledig zijn, ontvangen de aangevers een door de ambtenaar van de burgerlijke stand elektronisch ondertekend ontvangstbewijs. De ondertekening van de aangifte gebeurt ook op elektronische wijze door de ambtenaar van de burgerlijke stand.
Een koppel dat in het buitenland is ingeschreven, kan zich, om de aangifte van hun huwelijk te doen, wenden tot de gemeente van de laatste inschrijving, van een bloedverwant tot en met de tweede graad, van hun geboorteplaats of, bij gebrek hieraan, Brussel.
Elektronische aangifte van erkenning
Wanneer kan het?
De aangifte van erkenning kan worden gedaan op elektronische wijze mits de perso(o)n(en) die toestemming moet(en) geven dat heeft/hebben gedaan middels een gekwalificeerde elektronische handtekening. Indien de toestemming voor een notaris werd gegeven, moet de authentieke akte vervolgens overgemaakt worden aan de ambtenaar van de burgerlijke stand.
Hoe gebeurt het?
Net als bij de elektronische geboorte- en huwelijksaangifte worden de gegevens van de aangever uit het Rijksregister automatisch overgemaakt aan de ambtenaar van de burgerlijke stand. De aangever geeft zelf de naam, voornamen, geboortedatum en geboorteplaats van het kind door (uiteraard niet bij prenatale erkenning), het rijksregisternummer van de andere ouder, en in voorkomend geval de toestemming van de ouder en/of het kind.
Net als voor de aangifte van een huwelijk moet ook het origineel van de documenten bedoeld in artikel 327/2, § 2, § 3, § 6 en § 7, van het oud Burgerlijk Wetboek worden overgezonden, ook al werden de documenten op elektronische wijze voorgelegd via het platform.
Wanneer de gevraagde documenten zijn voorgelegd en volledig zijn, ontvangen de aangevers een door de ambtenaar van de burgerlijke stand elektronisch ondertekend ontvangstbewijs. De ondertekening van de aangifte gebeurt ook op elektronische wijze door de ambtenaar van de burgerlijke stand.
Verschijning van de personen blijft mogelijk
Het KB voorziet dat wanneer de ambtenaar van de burgerlijke stand zich onvoldoende geïnformeerd acht, hij kan vragen dat de aangever(s) in persoon voor hem verschijnt/verschijnen. De ambtenaar van de burgerlijke stand bepaalt de termijn waarbinnen dit moet gebeuren.
